Когда вопрос о проведении конгресса, форума или конференции решен Организаицонным комитетом, то возникает целый ряд организационно-технических проблем, решение которых отнимает огромное количество времени и человеческих трудозатрат.

В такой ситуации Вас выручит профессиональный конгресс-оператор, который возьмет на себя всю головную боль по подготовке и проведению мероприятия, а именно такие аспекты, как:

Конгрессная площадка
Мы подберем Вам конгрессную площадку в любом из городов Германии, отвечающую всем требованиям будущего проекта, а также - необходимое количество конференц-залов для пленарных и секционных заседаний;

Бюджет проекта
Подготовим бюджет конгресса, с подробным описанием его доходной и расходной части, подготовим все необходимые финансовые документы и проверим просроченные платежи, предоставим финансовые отчеты;

Бронирование гостиниц
Разместим в гостиницах Ваших гостей и делегатов, забронируем авиа- и ж/д-билеты, организуем трансфер, предложим интересную культурную программу;

Оповещение, информирование
Сформируем базы данных потенциальных делегатов из тематических баз данных, проведем почтовые и электронные рассылки приглашений;

Спонсоры, экспоненты
Определим спонсорскую поддержку и возможности выставки. С помощью клиентской базы осуществим поиск спонсоров и привлечем экспонентов к участию в выставочной экспозиции. Составим планировку выставочного зала, скомплектуем выставку, проведем ее монтаж/демонтаж; подберем подрядчиков, оптимальных по цене и качеству;

Менеджмент делегатов
Проведем регистрацию делегатов: online, по факсу, электронной почте, осуществим контроль оплаты счетов, подготовим документы финансовой и налоговой отчетности по каждому делегату, предоставим текущую информацию по зарегистрированным участникам. Организуем зону регистрации на проекте, проведем анкетирование участников и предоставим статистический отчет;

Web-сервис
Разработаем концепцию, структуру, дизайн web-сайта Вашего мероприятия, создадим формы электронной регистрации участников, добавим возможность оплаты участия по кредитным картам, осуществим хостинг и эксплуатацию сайта, а также - его продвижение;

Научный секретариат
Разработаем сайт для получения тезисов в режиме онлайн, проинформируем авторов об окончательном решении научного комитета, проведем переписку с выбранными докладчиками, осуществим коммуникации и всю координацию с подтвержденными докладчиками до и во время мероприятия;

Издания, публикации
Cоберем, сверстаем и напечатаем тезисы, разработаем дизайн любой полиграфической продукции, осуществим верстку и печать необходимых материалов;

Онсайт-менеджмент
Обеспечим всю необходимую логистику, техническое обеспечение и контроль работы персонала непосредственно на мероприятии: проведем монтаж/демонтаж выставки, распределение помещений и оборудования, администрирование посетителей, комплектование портфеля делегата, синхронный перевод, трансляцию в интернет в режиме реального времени, организуем питание и многое другое.